Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo văn bản hành chính theo Nghị định 30, trình bày chuẩn thể thức, kỹ thuật trình bày, cấu trúc văn bản và các lưu ý quan trọng dành cho cơ quan, đơn vị hành chính, đặc biệt là môi trường giáo dục nghề nghiệp.
Giới thiệu chung về soạn thảo văn bản hành chính theo Nghị định 30
Việc soạn thảo văn bản hành chính đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó có các cơ sở giáo dục như Phòng hành chính tổng hợp trường trung cấp Đại Việt thành phố Cần Thơ. Mỗi văn bản được phát hành ra ngoài hoặc sử dụng nội bộ đều phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, minh bạch, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt quy định của pháp luật.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư là văn bản pháp lý quan trọng, quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Đây là căn cứ bắt buộc mà mọi cơ quan, tổ chức áp dụng thống nhất nhằm chuẩn hóa hình thức văn bản. Việc tuân thủ Nghị định 30 giúp đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống văn bản quốc gia, đồng thời tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu và quản lý tài liệu.
Trong môi trường giáo dục nghề nghiệp, đặc biệt ở các phòng chức năng như Phòng hành chính tổng hợp trường trung cấp Đại Việt thành phố Cần Thơ, văn bản hành chính liên quan đến kế hoạch đào tạo, dự toán – quyết toán, hợp đồng, tờ trình, báo cáo tài chính… đều cần được trình bày đúng chuẩn. Điều này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn giúp đảm bảo quy trình quản lý tài chính minh bạch, chính xác.
Bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết cách soạn thảo văn bản đúng chuẩn theo Nghị định 30, từ thể thức văn bản, bố cục, cách trình bày nội dung đến quy tắc kỹ thuật, nhằm hỗ trợ người làm công tác hành chính – văn thư và các đơn vị liên quan.
Thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30
Thể thức văn bản gồm toàn bộ các thành phần bắt buộc phải có trong một văn bản hành chính. Nghị định 30 quy định rõ về mười bảy thành phần thể thức, trong đó tùy loại văn bản mà có hoặc không có một số thành phần nhất định. Tuy nhiên, các thành phần cơ bản sau thường xuất hiện trong hầu hết văn bản:
1. Quốc hiệu và tiêu ngữ
Quốc hiệu và tiêu ngữ là thành phần bắt buộc, được trình bày ở phía trên cùng, bên trái văn bản. Cụ thể:
QUỐC HIỆU: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TIÊU NGỮ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Quốc hiệu viết in hoa, tiêu ngữ viết thường nhưng kiểu chữ đứng, đậm. Dấu gạch ngang giữa các cụm từ trong tiêu ngữ có khoảng cách đúng theo quy định.
2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Được đặt bên trái, dưới quốc hiệu – tiêu ngữ khoảng một dòng rưỡi. Đối với đơn vị giáo dục nghề nghiệp, ví dụ:
TRƯỜNG TRUNG CẤP ĐẠI VIỆT THÀNH PHỐ CẦN THƠ
Hoặc cụ thể hơn khi văn bản xuất phát từ phòng chức năng:
PHÒNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
Việc ghi đúng tên cơ quan đảm bảo tính pháp lý cho văn bản.
3. Số, ký hiệu của văn bản
Số và ký hiệu được ghi bên trái, dưới tên cơ quan. Ví dụ:
Số: 15/TCKH-ĐVCT
Ký hiệu phụ thuộc vào từng loại văn bản như: CV (công văn), BC (báo cáo), KH (kế hoạch)…
4. Địa danh và ngày tháng năm ban hành
Được trình bày ở góc phải cùng dòng với số – ký hiệu. Ví dụ:
Cần Thơ, ngày 10 tháng 10 năm 2025
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Đây là phần giúp người đọc nhanh chóng nhận biết mục đích văn bản. Tên loại viết in hoa, đậm. Ví dụ:
KẾ HOẠCH
Về việc xây dựng dự toán ngân sách năm 2026
6. Nội dung văn bản
Được trình bày khoa học, rõ ràng, logic. Đây là phần quan trọng nhất nên cần sử dụng ngôn ngữ hành chính chuẩn mực, tránh cảm xúc và suy diễn.
7. Quyền hạn, chức vụ, chữ ký và dấu
Người có thẩm quyền ký văn bản phải ký đúng chức danh được phân cấp. Văn bản có giá trị pháp lý khi có chữ ký và con dấu theo quy định.
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định 30
Kỹ thuật trình bày bao gồm quy định về kiểu chữ, cỡ chữ, canh lề, khoảng cách dòng và cách dùng dấu câu. Nếu không tuân thủ, văn bản dễ trở nên thiếu chuyên nghiệp, không hợp lệ. Sau đây là các kỹ thuật quan trọng:
1. Khổ giấy và định lề
Nghị định 30 quy định:
- Khổ giấy: A4 (210x297mm)
- Lề trên: 20–25mm
- Lề dưới: 20–25mm
- Lề trái: 30–35mm
- Lề phải: 15–20mm
Việc thiết lập đúng kích thước giúp văn bản thể hiện đúng tiêu chuẩn quốc gia, thuận tiện cho lưu trữ hồ sơ tại các đơn vị như Phòng hành chính tổng hợp trường trung cấp Đại Việt thành phố Cần Thơ.
2. Kiểu chữ và cỡ chữ
- Phông chữ dùng thống nhất: Times New Roman.
- Cỡ chữ thường: 13–14.
- Quốc hiệu: 12–13, in hoa, đậm.
- Tiêu ngữ: 13–14, đậm.
- Tiêu đề văn bản: 13–14, đậm.
3. Khoảng cách dòng và đoạn
Khoảng cách dòng từ 1.15 đến 1.5, tùy từng loại văn bản. Khoảng cách đoạn thường 6pt trước và sau. Việc xử lý khoảng cách hợp lý giúp văn bản rõ ràng, dễ đọc.
4. Cách trình bày mục, tiểu mục
Sử dụng hệ thống đánh số theo cấp độ:
I. Cấp độ 1
1. Cấp độ 2
a) Cấp độ 3
Trình bày rõ ràng các cấp nội dung giúp đảm bảo tính mạch lạc, nhất quán.
Cấu trúc chuẩn của nội dung văn bản hành chính
Dù là văn bản của cơ quan nhà nước hay đơn vị giáo dục như Phòng hành chính tổng hợp trường trung cấp Đại Việt thành phố Cần Thơ, nội dung phải được trình bày theo cấu trúc khoa học sau:
1. Phần mở đầu
Giới thiệu căn cứ pháp lý, hoàn cảnh ban hành văn bản, phạm vi điều chỉnh. Ví dụ, khi xây dựng kế hoạch tài chính thường nêu rõ các văn bản chỉ đạo, căn cứ ngân sách, văn bản hướng dẫn từ cơ quan cấp trên.
2. Phần nội dung chính
Trình bày rõ ràng các nhiệm vụ, mục tiêu, chỉ tiêu, phân công trách nhiệm. Ví dụ, với văn bản của phòng kế hoạch tài chính:
- Dự toán thu – chi năm học
- Định mức chi tiêu
- Phân bổ ngân sách cho từng bộ phận
- Các yêu cầu về thực hiện và báo cáo
3. Phần kết luận
Tổng kết, nhấn mạnh thời gian thực hiện, giao nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan.
Ngôn ngữ và phong cách trình bày trong văn bản hành chính
Văn bản hành chính yêu cầu dùng ngôn ngữ trung tính, khách quan, rõ ràng. Một số nguyên tắc quan trọng:
1. Ngôn ngữ chính xác, không đa nghĩa
Đặc biệt quan trọng trong các văn bản kế hoạch tài chính, vì chỉ một từ sử dụng sai có thể dẫn đến hiểu sai nhiệm vụ hoặc sai phạm về ngân sách.
2. Không dùng từ địa phương, tiếng lóng
Chỉ sử dụng từ ngữ đã được quy ước trong hành chính nhà nước.
3. Viết câu ngắn gọn, chia ý theo đoạn
Hạn chế viết câu dài trên 30 từ.
Áp dụng trong thực tế tại Phòng hành chính tổng hợp trường trung cấp Đại Việt thành phố Cần Thơ
Trong quá trình xây dựng kế hoạch năm học, dự toán ngân sách, các loại hợp đồng, biên bản kiểm kê, báo cáo tài chính... phòng cần tuân thủ chặt chẽ Nghị định 30 để đảm bảo:
- Hồ sơ lưu trữ có tính pháp lý đầy đủ.
- Văn bản dễ dàng chuyển giao, tra cứu giữa các bộ phận.
- Đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Ví dụ, khi soạn thảo “Kế hoạch xây dựng dự toán năm 2026”, phòng cần trình bày đầy đủ căn cứ pháp lý, mục tiêu, quy trình thực hiện, trách nhiệm từng đơn vị và thời gian hoàn thành, theo đúng thể thức đã quy định.
Soạn thảo văn bản hành chính đúng chuẩn theo Nghị định 30 là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cơ quan, đơn vị, trong đó có Phòng hành chính tổng hợp trường trung cấp Đại Việt thành phố Cần Thơ. Khi thực hiện đúng quy định, văn bản không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn đảm bảo giá trị pháp lý, thuận tiện cho quản lý và lưu trữ hồ sơ.
Việc áp dụng thống nhất các nguyên tắc về thể thức, kỹ thuật trình bày, bố cục nội dung và phong cách hành chính sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời hỗ trợ hiệu quả các hoạt động chuyên môn của từng đơn vị.
VĂN PHÒNG TUYỂN SINH - TRƯỜNG TRUNG CẤP ĐẠI VIỆT TP CẦN THƠ
Địa chỉ: 390 CMT8, Phường Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
Địa chỉ cơ sở 2: 279AA Nguyễn Văn Cừ nối dài, Phường An Bình, Thành phố Cần Thơ
Phone: (0292) 6252510 - (0292) 6252530 - (0292) 6257555
Hotline/ Zalo: 0827670999 - 0827671999